Privacy Policy

Om je betere service te kunnen verlenen maken wij op verschillende pagina’s van onze website gebruik van zogenaamde cookies. Cookies zijn kleine bestanden die op je gegevensdrager worden opgeslagen en bepaalde instellingen en gegevens met betrekking tot de gegevensuitwisseling met ons systeem via je browser opslaan. Dit stelt ons in staat de website beter op je af te stemmen.

Het gebruik van cookies is veilig. E-mail en telemarketing acties zijn niet het gevolg van cookies. Cookies slaan niet je e-mailadres of telefoonnummer op, noch wordt er met behulp van cookies een tot een persoon herleidbaar profiel opgebouwd.

U kunt uw browser zo instellen dat je tijdens het winkelen bij Xan Woman geen cookies ontvangt.

 

Gegevensbescherming en privacy zijn onderwerpen die we serieus nemen. We bewaren en bewaken deze persoonsgegevens zorgvuldig en streven naar de grootst mogelijke transparantie over wat wij doen met persoonsgegevens en waarom wij dit doen. 

Wij verwerken uw persoonsgegevens in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving op het gebied van gegevensbescherming, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG 2016/679). Het privacy statement is voor het laatste gewijzigd op 8 augustus 2018. 

1. Wie is er verantwoordelijk voor je gegevens? 
2. Welke persoonsgegevens worden er verzameld en met welk doel? 
3. Bescherming en locatie van jouw persoonsgegevens 
4. Met wie delen wij jouw gegevens? 
5. Websites van derden 
6. Jouw Rechten 

1. Wie is er verantwoordelijk voor je gegevens? 
De verantwoordelijke voor alle hieronder genoemde verwerkingen van persoonsgegevens is: XAN WOMAN, Ringelenburg 28, 5346 VS, Oss, KvK-nummer:

Je kunt ons ook bereiken via e-mail: [email protected] of bel met onze klantenservice 0611168815 

2. Welke persoonsgegevens worden er verzameld en met welk doel? 

2.1 XAN Woman klantenkaart

Onze Klantenkaart is onderdeel van het loyalty programma. Deze basisgegevens gebruiken we voor een goede dienstverlening. 

Welke persoonsgegevens worden opgeslagen voor mijn klantenkaart? 

• Voor- en achternaam 
• Geslacht 
• Adres 
• Telefoonnummer 
• Geboortedatum 
• E-mailadres 
• Toestemming e-marketing 
•  
• Doel: Deze informatie wordt gebruikt om je gerichte informatie en aanbiedingen te sturen via post en e-mail, waaronder de persoonlijke waardecheque en persoonlijk geadresseerde mailings. Deze informatie kan ook gebruikt worden om antwoord te geven op jouw servicevragen. 
  Wettelijke grondslag: Toestemming 
  Bewaartermijn: Je gegevens worden bewaard zolang de klantenkaart actief wordt gebruikt. Wil je geen gebruik meer maken van deze service dan kun je jouw gegevens laten verwijderen. Dit kan door contact op te nemen met onze klantenservice via Mail of Post. We zullen jouw persoonsgegevens direct verwijderen. 
  

2.2 Nieuwsbrief 
Welke persoonsgegevens worden opgeslagen voor de verzending van je nieuwsbrief? 

• Voor- en achternaam 
• E-mailadres 
• Toestemming e-marketing 
• Merkvoorkeuren 
• Eventueel extra informatie die je zelf vrijwillig aan ons hebt verstrekt om je account te verrijken 

We sturen regelmatig digitale nieuwsbrieven. Bij het aanmelden van de nieuwsbrief vragen we naar algemene informatie. Via link-tracking wordt ook gemonitord of je vanuit de nieuwsbrief doorklikt naar de website. 
Doel: Nieuwsbrieven zijn voor ons een marketinginstrument om jou te informeren over lopende acties, nieuwe collecties en andere nieuws. 
Wettelijke grondslag: We sturen jou e-mailing omdat je hier toestemming voor hebt gegeven. 
Bewaartermijn: De nieuwsbrief blijft verstuurd worden zolang er geen afmelding is ontvangen. Je kunt jezelf te allen tijde uitschrijven door op de link onderaan de nieuwsbrief te klikken.

 

2.3 Bezoek van de webwinkel www.xanwoman.nl

a) Online aankoop / aanmaken van account 
Welke persoonsgegevens gebruiken wij en waarvoor? 

• Voor- en achternaam 
• Adres (straat, huisnummer, postcode, land) 
• Telefoonnummer 
• E-mailadres 
• Wachtwoord (versleuteld) 
• Geslacht 
• Geboortedatum 
• Aanmelding voor digitale nieuwsbrieven 

Doel: Het account geeft inzicht in je online bestelhistorie. Je kunt er terugvinden wat je bij ons hebt gekocht en wanneer. Deze gegevens gebruiken we voor het verlenen van garantie en gerichte marketingdoeleinden. Met deze gegevens wordt ook de waarde van de persoonlijke waardecheque bepaald. Daarnaast kunnen we communicatie en aanbiedingen zo optimaal afstemmen op jouw voorkeuren en interesses. Je hebt zelf direct toegang tot deze instellingen en kunt deze ook zelf te allen tijde aanpassen. 

Wettelijke grondslag: Dit account heb je zelf aangemaakt tijdens een (online) bezoek. 
Bewaartermijn: Je gegevens worden bewaard zolang jouw account actief wordt gebruikt.

Wil je geen gebruik meer maken van deze service dan kun je jouw gegevens laten verwijderen. Dit kan door contact op te nemen met onze klantenservice via mail of per post.  We zullen jouw persoonsgegevens direct verwijderen. 

b) Bestellen als gast 
Als je alleen iets wilt bestellen in onze webshop en geen account wilt aanmaken dan kun je bestellen als gast. In dat geval verwerken we enkel de gegevens die noodzakelijk zijn om jouw bestelling te bevestigen en te bezorgen. 

Welke persoonsgegevens worden opgeslagen als ik als gast een bestelling plaats op de website? 

• Voor- en achternaam 
• Adres 
• Contactgegevens 
• Ordergegevens (bijvoorbeeld orderbedrag) 
• Toestemming e-marketing 

Doel: Faciliteren van betaling en verzending van de order. 
Wettelijke grondslag: Overeenkomst 
Bewaartermijn: Om eventuele serviceverzoeken goed te kunnen verwerken hanteren we een bewaartermijn van 3 jaar. 

c) Online betalen 
Welke persoonsgegevens worden verwerkt als ik een bestelling betaal op de website? 

• Voor- en achternaam 
• Contactgegevens (bijvoorbeeld emailadres) 
• Geboortedatum 
• Ordergegevens (bijvoorbeeld wijze van betalen, orderbedrag) 
• IP-adres 

Doel: Deze informatie is noodzakelijk om de betaling van je aankoop in de webshop goed af te handelen. Om de betaling te verwerken wordt de informatie gedeeld met derde partijen die deze dienst aanbieden. 
Wettelijke grondslag: Overeenkomst 
Bewaartermijn: 7 jaar 

d) Cookies 
Om onze website goed te laten functioneren plaatsen we functionele cookies en cookies die ervoor zorgen dat we gebruik en functies binnen onze website kunnen meten en optimaliseren. Alleen als je hiervoor toestemming geeft plaatsen we ook tracking / third party cookies.

Welke persoonsgegevens kunnen worden opgeslagen in een cookie bij gebruik van onze website? 

• IP-adres 
• Type browser, Besturingssysteem 
• Surfgedrag 
• Locatiegegevens 
•  

Doel: Deze informatie is nodig om je op elk apparaat en besturingssysteem een juiste weergave te bieden van de webwinkel en jouw voorkeuren te onthouden voor je volgende bezoek. We gebruiken deze gegevens ook voor retargeting van ons mode-aanbod. 

Wettelijke grondslag: Toestemming (met uitzondering van functionele cookies). Deze keuze wordt getoond wanneer je de website bezoekt. 

Bewaartermijn: Persoonsgegevens afkomstig uit cookies worden 50 maanden bewaard. Sommige informatie wordt geanonimiseerd en wordt daarna gebruikt voor interne analyse of statistieken. 

2.4 Personal Shopping 
Welke persoonsgegevens worden opgeslagen als ik gebruik maak van personal shopping (shoppen op afspraak)

• Voor- en achternaam 
• Contactgegevens 
• Foto 
• Demografische gegevens (zoals geslacht, leeftijd en woonplaats) 
• Maatgegevens (bijvoorbeeld, lengte, schoenmaat, etc.) 
• Voorkeuren bijvoorbeeld in relatie tot merken, producten en stijlen 
• Eventueel extra informatie die je zelf vrijwillig aan ons hebt verstrekt om je account te verrijken 
  
•  

Doel: Met personal shopping proberen we jou, op jouw verzoek, een zo passend mogelijke outfit aan te meten. Hiervoor hebben we informatie nodig over jouw postuur en persoonlijke smaak.

Wettelijke grondslag: Overeenkomst 

Bewaartermijn: Jouw profiel wordt bewaard tot 3 jaar na het laatste contact.

Wil je geen gebruik meer maken van deze service dan kun je jouw gegevens laten verwijderen. Dit kan door contact op te nemen met onze klantenservice via [email protected] of per post: Ringelenburg 28, 5346VS, Oss. We zullen jouw persoonsgegevens direct verwijderen. 

2.6 Social media 
Wij zijn actief op Facebook en Instagram. We monitoren de waardering van onze berichten op basis van het aantal gedeelde berichten en “likes”. Via deze kanalen monitoren we ook welke berichten en klachten er over XAN Woman worden geplaatst. In dat geval kan het zijn dat we op basis van bestaande gegevens binnen XAN Woman of via een reactie op het bericht proberen om contact met je te zoeken om onze service te optimaliseren. 
Ondergenoemde persoonsgegevens worden enkel reactief verwerkt als daar aanleiding voor is. 

• Openbaar profiel 
• Geplaatste berichten 
• Welke acties je uitvoert op advertenties en gesponsorde inhoud 
  

Wettelijke grondslag: Gerechtvaardigd belang 

Bewaartermijn: Deze informatie wordt 3 jaar bewaard totdat de klacht is afgewikkeld. 

2.7 Klantenservice 
De klantenservice van XAN Woman probeert je zo snel en goed mogelijk antwoord te geven op jouw vraag of klacht. Om hieraan te kunnen voldoen worden er gegevens gevraagd en ingezien. De medewerkers van de klantenservice behandelen jouw klacht of vraag altijd discreet en gaan ook zodanig met jouw gegevens om. 
Welke persoonsgegevens kunnen worden gebruikt door onze klantenservice bij het behandelen van je vraag of klacht? 

• Voor- en achternaam 
• Contactgegevens 
• Demografische gegevens (zoals geslacht, leeftijd en woonplaats) 
  
• Voorkeuren bijvoorbeeld in relatie tot merken, producten en stijlen 
  
• Bestelhistorie 
• Als je een Xan Woman account hebt dan kunnen we ook gebruik maken van deze informatie. 
• Eventueel extra informatie die je zelf vrijwillig aan ons hebt vertrekt om je vraag of klacht toe te lichten. 

Doel: De persoonsgegevens worden gebruikt en geraadpleegd om jouw klacht of verzoek te behandelen. 
Wettelijke grondslag: Overeenkomst 
Bewaartermijn: Deze informatie wordt bewaard tot 3 jaar nadat de klacht is afgewikkeld. 

3. Bescherming en locatie van jouw persoonsgegevens 
Jouw persoonsgegevens worden alleen opgeslagen op eigen, lokale servers en externe servers in Nederland. 
Deze worden beveiligd door passende technische en organisatorische maatregelen zodat uw persoonsgegevens zo goed mogelijk zijn beschermd tegen verlies of enige vorm van oneigenlijke verwerking. Zo maken wij gebruik van een firewall en zijn er versleutelingsmaatregelen getroffen om te voorkomen dat onbevoegde derden toegang hebben tot gegevens. Websites en webshop zijn beveiligd door middel van SSL. 

Onze klantgegevens worden opgeslagen op beveiligde systemen en de informatie is alleen beschikbaar voor de personen die op basis van zijn of haar functieprofiel toegang nodig hebben tot de klantgegevens. De medewerkers die toegang hebben tot de gegevens worden vooraf getraind en geïnstrueerd hoe met deze gegevens om te gaan. 

Met de partijen die we nodig hebben voor onze diensten en de levering van onze producten hebben we verwerkingsovereenkomsten afgesloten om te waarborgen dat jouw persoonsgegevens worden verwerkt op de manier zoals in dit privacy statement is vermeld. 

4. Met wie delen wij jouw gegevens? 
Voor een goede dienstverlening delen we persoonsgegevens met partijen waar wij van afhankelijk zijn voor onze dienstverlening. Denk aan partners voor betaling, bezorging, orderverwerking en een derde leverancier die jouw maat net wél op voorraad heeft. Zij mogen deze gegevens alleen gebruiken namens XAN Woman tenzij ze zelfverantwoordelijk zijn voor het verkrijgen en beschermen van jouw gegevens. We verkopen jouw gegevens nooit aan derden. 

Er kunnen ook wettelijke verplichtingen zijn waarbij we persoonsgegevens moeten delen. Ook als er sprake is van bijvoorbeeld vermoede van fraude of wanneer vitale belangen van personen in het gedrang komen zullen jouw gegevens zonder toestemming gedeeld worden met instanties die bevoegd zijn om deze persoonsgegevens te verwerken. 

5. Websites van derden 
Onze website kan linken naar websites van derde partijen. We hebben geen zeggenschap over de inhoud en/of beheer van deze websites. Op deze sites is een andere privacy statement van toepassing. Het privacy statement van XAN Woman is dus alleen van toepassing op de gegevens die door XAN Woman zijn verkregen. 

6. Jouw Rechten 
6.1 Inzage, gegevens overdragen of bezwaar maken tegen gebruik van persoonsgegevens 
Uiteraard heb je zelf de controle over je persoonsgegevens. Wil je inzage in de persoonsgegevens die wij van jou bewaren en een kopie ontvangen of wil je jouw gegevens overdragen aan een derde? Stuur een mail met je verzoek naar [email protected]. Of laat het ons weten per post: Wil je geen gebruik meer maken van deze service dan kun je jouw gegevens laten verwijderen. Dit kan door contact op te nemen met onze klantenservice via Email of per post. We zullen jouw persoonsgegevens direct verwijderen. Op deze manier kan je ook bezwaar maken tegen het gebruik van je gegevens voor marketingdoeleinden. 

Omdat we zeker willen weten dat we met de juiste persoon communiceren kan het zijn dat we aanvullende informatie van je vragen om je identiteit vast te stellen. Zorg bij jouw verzoek ook dat we contact met je kunnen opnemen voor vragen of bevestiging van het verzoek. Het verzoek wordt zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen 7 werkdagen beantwoord. 

6.2 Gegevens wijzigen 
Wil je je gegevens wijzigen of de verwerking van je persoonsgegevens beperken? Stuur een mail met je verzoek naar [email protected] Of laat het ons weten per post: Wil je geen gebruik meer maken van deze service dan kun je jouw gegevens laten verwijderen. Dit kan door contact op te nemen met onze klantenservice via mail of per post. We zullen jouw persoonsgegevens direct verwijderen. Op deze manier kan je ook bezwaar maken tegen het gebruik van je gegevens voor marketingdoeleinden. 
Het verzoek wordt zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen 3 werkdagen verwerkt. 

6.3 Klachten 
Ben je het niet eens met de manier waarop wij omgaan met jouw vraag of verzoek aangaande privacy dan heb je het recht om contact op te nemen met de Autoriteit Persoonsgegevens https://autoriteitpersoonsgegevens.nl